De papieren lagen verspreid door het kantoortje. 2015, 2007, 2018, alles door elkaar. Meneer wilde graag een administratie opzetten maar vond dat hij dan eerst alles goed gesorteerd moest hebben. En ja, dan wordt een klus wel zo groot dat je door de bomen het bos niet meer ziet.

Privé dien je belangrijke papieren die je voor de Belastingdienst nodig hebt 5 jaren te bewaren, zakelijk gezien is dat 7 jaar. Dit houdt in dat alles van 2014 cq. 2012 (zakelijk) en ouder weg kan.
Uitzonderingen daargelaten; (Wil je een overzicht van bewaartermijnen ontvangen? Stuur mij dan even een mail: francien@opgeruimdjezelfzijn.nl (o.v.v. Overzicht bewaartermijnen).

Met meneer ben ik begonnen om alle documenten te ordenen per jaar. Alles van 2015 tm 2018 hebben we per jaar in een doos gedaan. Dit is immers allemaal verleden tijd en alleen nog nodig indien de Belastingdienst erom vraagt. Als dat het geval is kun je op dat moment alsnog gaan ordenen per categorie.

Vanaf 2019 gaan we alles in ordners bewaren per categorie. Mocht de belastingaangifte over 2019 al de deur uit zijn, dan kun je ook deze documenten ongesorteerd in één doos doen en bij 2020 beginnen. Soms voelt dit heel onlogisch voor klanten. Ik spreek dan met ze af dat wij samen vanaf het huidige jaar alles gaan ordenen. Als dat in de praktijk goed werkt en op rolletjes loopt, mogen ze van mij de voorgaande jaren alsnog gaan sorteren. In de praktijk merk ik dat ze dat dan uiteindelijk toch niet nodig blijken te vinden. Waarom zou je jezelf extra werk op de hals halen terwijl dat helemaal niet nodig is?

Op de laptop hanteren we dezelfde mappenstructuur zodat ook daar alles makkelijker terug te vinden is.

Dit artikel van de Consumentenbond geeft ook mooie handvatten en tips over wat te bewaren: https://www.consumentenbond.nl/binaries/content/assets/cbhippowebsite/gidsen/geldgids/2020/nummer-3\u002d\u002d-april/gg202004p17-administratie-bewaren-p.pdf?fbclid=IwAR25mQnyTRg4DKI7F4O3bPyWtrSKzPB4Ksh1Pjd3pQ8d-XEpwisiYIjjNgM\u0022\u003e