Regelmatig post ik berichten op mijn Sociale Media over administratie. Veel handige tips hierbij gaan over een app op je telefoon of het digitaal ordenen van je papieren.

Tijdens mijn werkafspraken hoor ik echter nogal eens: “Ik ben niet zo digitaal aangelegd”, waarbij men zich vaak een beetje verontschuldigd. Waarom? Voor mij hoeft dat niet! Natuurlijk, de wereld om ons heen dwingt je meer en meer om te digitaliseren. Als dat echter niets voor jou is, dan zijn er gelukkig nog steeds mogelijkheden om een papieren administratie bij te houden.

Niet alleen ouderen
Het zijn zeker niet alleen ouderen die hun administratie nog graag op papier willen hebben. Er zijn ook dertigers en veertigers die digitaal gekregen facturen printen en papieren niet digitaal bewaren. Dat heeft er zeker niet altijd mee te maken dat ze het digitale gebeuren niet goed begrijpen. Het bewaren van papier geeft veel mensen nog altijd het gevoel dat ze zelf meer controle hebben. En daar is natuurlijk niets mis mee. Het is echter wel een extra uitdaging om consequent digitale facturen e.d. te printen en op te bergen.

Wees wel alert!
Omdat steeds meer bedrijven en instanties overgaan tot een digitale administratie is het wel zaak om alert te blijven.
Regelmatig tref ik bij mensen een brief aan waarvan ze denken dat ze niets mee hoeven te doen. Dat staat er immers vaak ook nog in ook. Maar, dat geldt meestal voor als je alles digitaal wilt ontvangen. Wil je de facturen, polissen, enz. per post ontvangen, dan is het vaak wél zaak om te reageren en je wensen kenbaar te maken!

Digitale administratie versus papieren administratie
Een digitale administratie heeft inmiddels wel een aantal voordelen t.o.v. een papieren administratie.
Zo hoef je bijvoorbeeld niet per se alle facturen zelf te bewaren. Bij veel bedrijven en instanties blijven deze nl. in je account bewaard. Op je bankrekening kun je zien wanneer je welke betaling verricht hebt. Heb je dan een keer een factuur nodig dan kun je deze op dat moment vanuit je account downloaden. Eerlijkheidshalve moet ik toegeven dat ik, alhoewel mijn hele administratie digitaal is, alle facturen direct download en digitaal opberg in een mappensysteem dat ik handig vind. Zo weet ik dat ik alles op één plek moet zoeken en niet bij diverse bedrijven en organisaties hoef in te loggen als ik een factuur nodig heb.
Voordeel van een papieren administratie is dat je alles bij elkaar in één of meerdere ordners bij elkaar hebt.
Mocht dat laatste niet het geval zijn dan kunnen mijn checklists je hierbij wellicht helpen. Je kunt ze hier gratis downloaden.
Uiteraard zijn er meerdere opties waarom het één makkelijker voor je is dan het andere. Omdat dat echter heel persoonlijk is laat ik deze opties in dit blog achterwege.

Maak een keuze!
In de praktijk blijkt dat half om half niet goed werkt. Tenzij je het zo strak georganiseerd hebt dat je papieren administratie precies dezelfde mappenindeling heeft als je digitale administratie.
Vaak is dat niet het geval.
Mijn advies is dan: Maak een keuze! Begrijp je het digitale gebeuren wel en was het tot nu toe gewoon gemakzucht dat je alles uitprint en ergens neerlegt? Ga er dan eens een dag of weekend voor zitten en zet je administratie om naar digitaal.
En anders, lekker alles op papier blijven doen. Wat voor jou handig is!

Heb je een keuze gemaakt maar vind je het lastig om dit alleen te gaan doen? Ik help je er graag mee!
Neem gerust contact met me op.