Op verzoek deze keer een blog over het organiseren van je administratie. Ik kreeg van een aantal mensen de vraag hoe ik dat aanpak en wat hoor je nu wel en niet te bewaren? Wat bewaar je voor de belastingdienst? Hoe om te gaan met je bankadministratie?
In dit blog krijg je van mij algemene tips voor je administratieplek en handreikingen om je administratie op een makkelijke manier in te richten.

Administratieplek
Het begint allemaal met een makkelijke administratieplek. Administratie is voor velen al geen leuk klusje, laat staan als je eerst alles bij elkaar moet zoeken voordat je eens aan de gang kunt gaan. Kijk dus of er ergens in huis een plek is waar je zowel met je laptop terecht kunt als waar een printer staat en het liefst evt. ordners of mappen waarin je je administratie bewaart.

Om je administratie te ordenen raad ik aan om 3 tijdschriftencassette op of bij je werkplek te zetten: DOEN, BEWAREN, LEZEN. Wanneer je post krijgt en deze direct opent kun je de post zo makkelijk selecteren. Moet er bijvoorbeeld iets betaald worden? > in de DOEN-cassette. Is het iets wat je na het lezen ervan alleen maar hoeft te bewaren (of nadat je de rekening betaald hebt en deze wilt of moet bewaren)? > in de BEWAREN-cassette. De LEZEN-cassette gebruik je eigenlijk alleen maar voor langere artikelen die je niet direct kunt lezen.

Wat is verder nog handig op je administratieplek om bij de hand te hebben?:
Schaar, nietmachine (en nietjes), perforator, paperclips, plakband/lijm, correctievloeistof, kladblok, liniaal, pennen, potloden, puntenslijper en gum, e.d.
Voor een uitgebreide checklist, klik hier

Om ervoor te zorgen dat je administratie zich niet ophoopt én om ervoor te zorgen dat het niet een al te vervelend klusje wordt, is het aan te raden om je DOEN-cassette één keer per week erbij te pakken (liefst op een vast moment van de week) en gaat doen wat ermee moet gebeuren. Dit kan dus een betaling zijn, maar ook een telefoontje wat gepleegd moet worden n.a.v. een brief.

De BEWAREN-cassette pak je er maandelijks bij. Kijk eerst nog eens kritisch of het daadwerkelijk bewaard dient te worden en berg daarna de te bewaren documenten op in de ordner of map waarin je deze wilt bewaren. Heb je behoefte aan een voorbeeldindeling, kijk dan hier (checklist voorbeeldindeling bewaararchief invoegen).

De LEZEN-cassette pak je erbij als je tijd hebt om te lezen of pak er telkens een artikel uit. Zit je LEZEN-cassette bomvol? Dan heb je kennelijk niet veel tijd om te lezen of de artikelen spreken je niet heel erg aan. Vraag jezelf dan eens af hoeveel zin het heeft om de artikelen in deze cassette te stoppen en wees kritischer of en wanneer je iets in deze cassette doet.

Tegenwoordig komt veel natuurlijk digitaal binnen. Maak het jezelf makkelijk en zorg dat je archief zowel fysiek als op je computer dezelfde indeling heeft.

Ook een veelvuldige vraag die ik regelmatig krijg is ‘hoelang moet ik één en ander bewaren?’ Ook daarvoor heb ik een checklist; klik hier (checklist bewaartermijnen invoegen)
M.b.t. bankafschriften; deze ontvangen de meesten onder ons niet meer op papier. Houdt er echter rekening mee dat je voor de belastingdienst wel bankafschriften dient te bewaren. In tegenstelling tot wat velen denken kun je deze niet onbeperkt aanvragen bij de bank wanneer je ze nodig hebt. Dit gaat maar tot een aantal jaren terug en bovendien tegen betaling. Zelf heb ik mij de gewoonte eigen gemaakt om één keer per maand via internetbankieren een afschrift te downloaden en dit op te slaan op mijn computer.

Heb je geen antwoord op jouw vraagstuk? Neem dan gerust contact met mij op en je krijgt een antwoord op ‘maat’!