E-mail, hartstikke handig en we zouden niet meer zonder kunnen. Maar toch, die inbox bezorgt velen onder ons regelmatig kopzorgen. Want, hoe hou je deze een beetje binnen de perken?
Laat ik voorop stellen dat ik in deze blog niet dé methode voor je heb. Dé methode voor jou kan nl. een heel andere methode zijn dan dé methode voor je partner of collega. Dé methode is op maat. En die kan uiteraard alleen één op één samen met jou gemaakt worden. Wel geef ik je diverse handreikingen waar je beslist wat mee kunt. Zo kun jij zelf jóuw methode creëren.

De inbox van je e-mail is de plaats waar je inkomende e-mails worden opgevangen. En eigenlijk is de inbox niet meer en niet minder. Het is geen to-do lijst en al helemaal geen archief.
Zodra je een e-mail binnenkrijgt en deze opent, ga je de e-mail verwerken. M.a.w. je neemt er een beslissing over:
– Verwijderen
– Direct actie ondernemen > als je de e-mail binnen 2 minuten kunt beantwoorden.
– Later actie ondernemen
– Doorsturen > direct doen.
– Bewaren

Niet elke e-mail hoeft of kan direct afgehandeld te worden, voor deze e-mails kun je een mappenstructuur aanmaken. Het gaat erom dat je gelezen e-mails verwijderd uit de inbox. Zo zorg je ervoor dat je één en dezelfde e-mail niet meerdere keren hoeft te openen en te lezen.
Tevens krijg en houdt je op deze manier een lege inbox.

Hoe ga je hier in de praktijk nu mee om?
Eerst een aantal tips m.b.t. notificaties en de hoeveelheid e-mail:

1. Zet je notificaties uit en beslis zelf op welke, beperkte, momenten jij je inbox checkt.
2. Check elk bericht maximaal één keer en neem er direct een beslissing over.
3. Krijg je regelmatig cc-berichten die voor jou niet relevant zijn? Vertel klanten, partners en anderen dat ze je alleen een cc hoeven te sturen als het bericht echt relevant voor jou is.
4. Meld je af voor alle nieuwsbrieven die je ontvangt maar niet leest. Onderaan de nieuwsbrief staat meestal een link waarmee je je kunt afmelden.
5. Gebruik je Social Media en krijg je telkens meldingen binnen via de mail? Bij de instellingen van de betreffende Social Media kun je instellen dat je geen meldingen wenst te ontvangen.
6. Plan één of meerdere moment op een dag waarop je de focus op je e-mail wilt richten. Begin echter je dag nooit met je e-mail, maar met de klus die het belangrijkste of meest urgent is!

Mappenstructuur in je inbox.
Zoals gezegd is je inbox geen archief. Vandaar dat het handig is om een aantal mappen te maken:
1. Actie
Het is niet reëel om te denken dat je altijd direct op een e-mail kunt of moet reageren. In de ‘actie’ map stop je alle e-mails waarop je nog actie moet ondernemen.
Of dit nu het versturen van een uitgebreid antwoord is of een taak; zet deze e-mails in de actiemap en noteer ze op je takenlijst of in je agenda. Zo blijft je inbox leeg en wordt niet je telkens, onbewust, belast met deze e-mails en acties.
2. Bewaren
In deze map bewaar je die e-mails waarop je geen actie (meer) hoeft te nemen maar die je nog wel wilt bewaren. Je kunt deze map evt. nog onderverdelen in een aantal sub-mappen zoals bijv.
– Projecten
– Klanten
– Bestellingen
– Nieuwsbrieven
Probeer het aantal sub-mappen echter te beperken.
M.b.t. Nieuwsbrieven wil ik je het volgende vragen: In welke nieuwsbrieven ben je écht geïnteresseerd? Schrijf je uit voor díe nieuwsbrieven waar je eigenlijk helemaal niets mee doet. En dat zijn er vaak meer dan je denkt!
3. Wachten op
Deze map wordt het overzicht van e-mails waarop je nog een antwoord verwacht.
– Verstuur je een e-mail waarop je een reactie verwacht, zet dan jezelf in de bcc.
– In de meeste e-mailprogramma’s kun je een regel aanmaken zodat automatisch alle binnenkomende e-mails met jouw e-mailadres als afzender verplaatst worden naar de map ‘wachten op’.
– Elke keer als je een e-mail verstuurt met jezelf in de bcc komt deze automatisch in de map ‘wachten op’ en heb jij een goed overzicht van verstuurde e-mails waarop je nog een reactie verwacht.
– Zodra de reactie binnen is, wel het bericht verplaatsen of verwijderen 😉
– Ook verzendbevestiging e-mails van bestellingen of bevestiging van ontvangst e-mails kun je in de ‘wachten op’ map plaatsen. Dit dien je dan wel handmatig te doen.

Elk e-mailprogramma heeft zo zijn voordelen en handigheden. Wanneer je niet zo van de mappenstructuur bent maar toch graag je inbox leeg wilt krijgen of houden heeft Gmail bijvoorbeeld de ‘snoozen’ functie:
– Je hebt bijvoorbeeld een bevestiging gekregen voor een training op 15 december. Deze e-mail wil je niet in de inbox houden, maar hebt hem t.z.t. wel nodig. Je kunt deze e-mail dan bijvoorbeeld snoozen naar 15 december 08.00 uur. Hij verdwijnt uit je inbox en op 15 december om 08.00 uur wordt hij weer in je inbox geplaatst.
– Bang te zijn dat je de e-mail in de tussentijd ‘kwijt’ bent hoeft niet; Gmail heeft nl. standaard een map ‘snoozen’ waarin je deze kunt terugvinden op elk gewenst tijdstip.
– Outlook kent weer de mogelijkheid om een email naar je agenda te slepen waardoor je deze dus op de gewenste dag in je agenda hebt staan. Eigenlijk is dit een andere vorm van ‘snoozen’.

Ik wens je heel veel succes met het creëren van een lege inbox. Wil je toch graag een keer samen met mij naar jouw inbox kijken en dé methode voor jou ontdekken? Neem dan gerust contact met mij op!